KOORDINASI DAN RENTANG MANAJEMEN

Koordinasi (Coordination)

    adalah proses mengintregrasikan tujuan dan kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien 
Kebutuhan akan Koordinasi
    Menurut James D. Thompson, ada tiga macam saling ketergantungan diantara satuan-satuan organisasi :
1.    Saling ketergantungan yang menyatu (pooled Interdependence) Tergantung pada pelaksanaan kerja setiap satuan yang memuaskan untuk suatu hasil akhir
2.    Saling ketergantungan yang berurutan (sequential interdependence) di mana suatu satuan organsiasi harus melakukan pekerjaan terlebih dahulu sebelum satuan yang lain dapat bekerja.
3.    Saling ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependence) Merupakan hubungan memberi dan menerima antar satuan organisasi
Efektifitas  Koordinasi
Pokok Bahasan:
•    Masalah-masalah pencapaian koordinasi yang efektif
•    Pendekatan untuk pencapaian koordinasi yang efektif
•    Mekanisme pengkoordinasian
•    Meningkatkan koordinasi
•    Rentang Manajemen
Masalah-masalah Pencapaian Koordinasi yang Efektif
1.    Perbedaan dalam organisasi terhadap tujuan tertentu. Para anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan pandangan mereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yang baik.
2.    Perbedaan dalam Orientasi waktu, Manajer produksi akan lebih memperhatikan masalah yang harus dipecahkan segera dalam periode waktu pendek. Bagian penelitian dan pengembangan lebih terlihat dengan masalah jangka panjang.
3.    Perbedaan dalam Orientasi antar pribadi. Kegiatan produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar prosesnya lancar, bagian penelitian dan pengembangan lebih santai dan setiap orang dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu dengan yang lain
4.    Perbedaan dalam formalitas struktur. Setiap tipe satuan dalam organisasi mempunyai metode-metode dan standar yang berbeda untuk mengevaluasikan program terhadap tujuan dan untuk balas jasa bagi karyawan.
Pendekatan untuk Pencapaian Koordinasi yang efektif.
    Komunikasi adalah kunci koordinasi yang efektif, koordinasi secara langsung tergantung pada perolehan, penyebaran, dan pemprosesan informasi.
    Pemprosesan informasi membutuhkan waktu lebih lama, ketika tingkat ketidak pastian tugas menjadi tinggi
Tiga pendekatan untuk pencapaian koordinasi yang efektif
1.    Mempergunakan teknik manajemen dasar.
    Hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai pengarah umum kegiatan serta aturan dengan prosedur
2.    Diperlukan bermacam-macam satuan organisasi menjadi lebih saling tergantung dan luas dalam ukuran dan fungsi
3.    Penyediaan tambahan sumber daya untuk satuan organisasi atau pengelompokkan kembali organisasi agar tugas dapat berdiri sendiri.
Mekanisme Pengkoordinasikan Dasar
    1. Hirarki Manajerial
    Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenang formal, hubungan tanggung jawab dan akuntansi yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara jelas serta dilaksnakan dengan pengarahan yang tepat.
    2. Aturan dan Prosedur
    Adalah keputusan manajerial yang dibuat untuk menangni kejadian rutin, sehinggda dapat menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin
    3. Rencana dan penetapan tujuan
    Digunakan untuk pengkoordinasikan melalui pengarahan saluran satuan organisasi terhadap sasaran yang sama.
Meningkatkan koordinasi potensial
    1. Sistem informasi vertikal
    Adalah peralatan melalui data disalurkan melewati tingkatan organisasi
    2. Hubungan-hubungan lateral (horizontal)
    Melalui pemotongan rantai perintah, hubungan lateral membiarkan informasi di pertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana informasi yang dibutuhkan ada.
Pengurangan kebutuhan koordinasi
    Ada dua metode pengurangan kebutuhan koordinasi, yaitu :
1.    Penciptaan sumber daya tambahan Sumber daya tambahan memberikan kelonggaran bagi satuan kerja, penambahan tenaga kerja, bahan baku atau waktu tugas peringan dan masalah-masalah yang timbul berkurang
2.    Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri.Teknik ini mengurang kebutuhan koordinasi dengan mengubah karakter satuan organisasi.
Penentuan mekanisme koordinasi yang tepat
    Pertimbangan penting dalam penentuan pendekatan yang paling baik untuk koordinasi adalah menyesuaikan kapasitas organisasi untuk koordinasi dengan kebutuhan koordinasi
Rentang manajemen
    Rentang manajemen, berarti jumlah bawahan yang secara langsung memberikan laporan kepada seorang manajer tertentu.
    Rentang manajemen disebut juga rentang kendali karena manajemen lebih dapat menunjukkan kekuasaan dan ruang lingkup fungsi pengawasan.
Ada dua alasan utama mengapa penentuan rentang yang tepat adalah penting
1.    Rentang manajemen mempengaruhi penggunaan efisien dari manajemen dan pelaksanaan kerja efektif dari bawahan
2.    Ada hubungan antara rentang manajemen seluruh organisasi dan struktur organisasi
Rentang manajemen
q    Rentang Manajemen Lebar
q    Rentang Manajemen Sempit
Alasan digunakannya rentang manajemen yang melebar (pilihan pertama)
    adalah :
    Tingkatan hirarki yang semangkin tinggi cenderung mengurangi   kecepatan waktu penyebaran informasi dai atas ke bawah.v
    Penambahan tingkat manajemen memakan biaya, karena memerlukan penambahan gaji manajerialv
    Rentang manajemen yang melebar berarti penggunaan sumber daya manajer secara efisievn

    Alasan digunakan rentang manajemen yang menyempit (pilihan kedua) adalah, yakni :
    Moral dan produktifitas karyawan akan meningkat dalam organisasi kecil dari pada dalam organisasi besar.v
    Koordinasi dan kooperasi berkembang baik, karena setiap individu harus           mengelolah fungsi sendiri dan dengan bantuan minimun dari atasan.v
Faktor-faktor yang mempengaruhi rentang manajemen
1.    Kesamaan fungsi-fungsi : Semakin sejenis fungsi-fungsi yang dilaksanakan oleh kelompok kerja, rentang semakin melebar.
2.    Kedekatan geografis : Semakin dekat kelompok kerja di tempatkan, secara pisik, rencangan semakin melebar
3.    Tingkat pengawasan langsung yang dibutuhkan : Semakin sedikit pengawasan langsung yang dibutuhkan, rentangan semakin melebar
4.    Tingkat koordinasi pengawasan yang dibutuhkan : Semakin berkurang kordinasi yang dibutuhkan, rentangan semakin melebar
5.    Perencanaan yang dibutuhkan manajer : Semakin sedikit perencanaan yang dibutuhkan rentangan semakin melebar
6.    Bantuan organisasional yang tersedia bagi pengawas : Lebih banyak bantuan yang diterima pengawas dalam fungsi-fungsi seperti penarikan, latihan dan pengawasan mutu, rentangan semakin melebar.

Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

KOMUNIKASI ORGANISASI 1.         Definisi ·           Komunikasi organisasi adalah suatu sistem yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui jenjang kepangkatan dan pembagian tugas. (Everet M. Rogers) ·           Komunikasi organisasi adalah sarana dimana manajemen mengoordinasikan sumber bahan dan sumber daya manusia melalui pola struktur formal dari tugas-tugas dan wewenang. (Robert Bonnington) ·           Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi didalam kelompok fomal maupun informal dari suatu organisasi. (Wiryanto, 2005) 2.         Jenis dan proses komunikasi organisasi Jenis : ·           Komunikasi lisan dan tertulis Dasar penggolongan komunikasi lisan dan tertulis ini adalah bentuk pesan yang akan disampaikan. Banyak bentuk komunikasi: terutama komunikasi antar pribadi (interpersonal communication), disampaikan secara lisan maupun tertulis. Karena sebagian besar interaksi manusia terjadi
Baca selengkapnya

PROSES PENYUSUNAN PERSONALIA ORGANISASI

PROSES PENYUSUNAN PERSONALIA Penyusunan personalia  adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan perekrutan, penempatan, lahan, dan pengembangan anggota organisasi. Kegiatan – kegiatan penyusunan personalia berhubungan dengan tugas – tugas kepemimpinan, motivasi, dan komunikasi. Lalu pembahasannya menjadi bagian dari fungsi pengarahan. Fungsi tersebut berhubungan dengan fungsi pengorganisasian. Semua fungsi manajemen saling berkaitan sehingga fungsi penyusunan personalia harus dilakukan oleh manajer. Proses Penyusunan Personalia Proses penyusunan personalia adalah serangkaain kegiatan yang dijalankan secara berkelanjutan untuk memenuhi kebutuhan personalia organisasi dengan SDM, posisi, dan waktu yang tepat. Proses ini dilaksanakan dalam dua lingkungan yang berbeda yaitu lingkungan eksternal dan lingkungan internal. Unsur – unsurnya terdapat dalam organisasi. Langkah – langkah proses ini mencakup: 1. Perencanaan sumber daya manusia Dirancang untuk memenuhi kebutuhan
Baca selengkapnya

MANAJEMEN KONFLIK

MANAJEMEN KONFLIK A.           Definisi Konflik Konflik biasanya timbul dalam organisasi sebagai hasil adanya masalah-masalah komunikasi, hubungan pribadi, atau struktur organisasi. Konflik organisasi adalah ketidak sesuaian antara dua atau lebih anggota-anggota / kelompok-kelompok organisasi yang timbul karena adanya kenyataan bahwa mereka harus membagi sumber daya - sumber daya yang terbatas atau kagiatan-kegiatan kerja atau karena kenyataan bahwa mereka mempunyai perbedaan status, tujuan, nilai atau persepsi. B.            Jenis-jenis Konflik 1.       Konflik dalam diri individu, yang terjadi bila seorang individu menghadapi ketidakpastian tentang pekerjaan yang dia harapkan untuk melaksanakannya, bila berbagai permintaan pekerjaan saling bertentangan, atau bila individu diharapkan untuk melakukan lebih dari kemampuannya. 2.       Konflik antar individu, hal ini sering diakibatkan oleh perbedaan-perbedaan kepribadian. 3.       Konflik antara individu dan kelompok, y
Baca selengkapnya